Privacy

Informativa privacy.

Cos’è la privacy policy

In questa pagina si descrivono le modalità di gestione del sito in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano.

L’informativa è resa disponibile solo per il sito internet della società Albergo Annunziata srl Titolare del trattamento e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall’utente tramite link.

Informativa sul trattamento dei dati personali resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati è: Albergo Annunziata S.r.l. con sede in Piazza Repubblica 5, 44121 Ferrara, P. IVA 00651540387, Tel. 0532.201111, e-mail: info@annunziata.it

Luogo di trattamento dei dati

Il sito è ospitato su macchine gestite da una società esterna tuttavia le comunicazioni sono trasmesse al titolare del trattamento al fine di dare riscontro alle richieste degli utenti e garantire la prenotazione.

I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito hanno luogo quindi presso le sedi del titolare e dei responsabili esterni del trattamento per ambiti di pertinenza.

Nessun dato derivante dal servizio web viene comunicato dalle due società a terzi se non strettamente pertinente la finalità del trattamento o imposto da leggi o regolamenti.

Finalità del trattamento

I dati personali forniti volontariamente e facoltativamente dagli utenti che inoltrano richieste per ricevere informazioni sui servizi dell’hotel (prezzi, disponibilità delle camere, ecc.), sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e non sono comunicati a terzi salvo che la comunicazione sia imposta da obblighi di legge o sia strettamente pertinente e necessaria per l’adempimento delle richieste.

In particolare i dati personali forniti volontariamente dagli interessati del trattamento saranno raccolti e trattati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici direttamente e/o tramite terzi delegati (società per il servizio di posta elettronica, società per l’hosting del sito web) per le seguenti finalità:

• verificare la disponibilità della camera richiesta a fronte di informazioni inserite nel form di prenotazione;
• permettere di effettuare e confermare la prenotazione fornendo a garanzia i propri dati identificativi e i dati della propria carta di credito;
• per adempiere ai vigenti obblighi di natura amministrativa, contabile e fiscale, nonché per ottemperare a leggi e regolamenti;
• fornire risposte sui nostri servizi alberghieri (disponibilità delle camere, prezzi, colazione, servizi dell’hotel, ecc.);
• per la difesa da parte del Titolare in giudizio o nelle fasi propedeutiche alla sua eventuale instaurazione, da abusi derivanti da un utilizzo illecito del sito web o dei servizi connessi da parte dell’Utente.

Prenotazioni

I dati personali sulle prenotazioni saranno trattati con modalità elettroniche e cartacee al solo fine di garantire la prenotazione della camera e alle condizioni concordate.

La piattaforma di prenotazione è il motore di prenotazione di TeamSystem S.p.A., responsabile esterno del trattamento, che comunicherà i dati dell’interessato alla struttura ricettiva per le normali attività legate alla gestione dell’ospitalità.

I dati saranno registrati all’interno di nostre banche dati elettroniche accessibili a personale debitamente incaricato ed istruito in materia di sicurezza e riservatezza dei dati personali.

Per confermare la prenotazione sarà necessaria una carta di credito data a garanzia fermo restando che il cliente potrà decidere di pagare in contanti al termine del soggiorno.

Comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali acquisiti dal sito internet in oggetto potranno essere trattati esclusivamente da personale ufficialmente nominato ed istruito in materia di riservatezza e sicurezza sui dati personali.

Gli ambiti di comunicazione dei dati personali degli interessati possono riferirsi:

• ad Enti o Uffici Pubblici in funzione degli obblighi di legge e/o contrattuali;
• alla società TeamSystem S.p.A. – Via Sandro Pertini 88 – 61122 Pesaro (PU) – P. IVA 01035310414, fornitrice del motore di prenotazione alberghiera collegato al presente sito web, e nominata Responsabile esterno del trattamento dei dati per l’acquisizione dei dati personali in fase di prenotazione;
• responsabili esterni del trattamento in qualità di società o consulenti che effettuano per conto del titolare attività strumentali al corretto funzionamento del sito e gestione delle informazioni tramite lo stesso acquisite;
• alla Polizia Postale per la determinazione di eventuali attività dannose per il sito della società;
• a collaboratori o ad aziende erogatrici di servizi quando la comunicazione risulti necessaria all’utilizzo da parte dell’interessato dei servizi dell’hotel.

I dati personali non saranno oggetto di diffusione.

Dati di navigazione

Le applicazioni software finalizzate al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’ambito del normale protocollo IP di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate direttamente agli interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni e correlazioni successive con dati detenuti da terzi (provider), permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, la data e l’orario della richiesta, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, la dimensione del file ottenuto in risposta dal server, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (ok, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione.

Questo sito potrebbe rivelare dati personali che se richiesto in conformità alla legge, potranno essere comunicati all’autorità giudiziaria per finalità di difesa dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati, agire per garantire la protezione dei dati personali degli interessati che usufruiscono dei servizi on line del sito, per eventuali investigazioni difensive di cui alla legge n. 397 del 7 dicembre del 2000, o, comunque per far valere o difendere un legittimo diritto ed interesse del Titolare in sede giudiziaria nel rispetto comunque dei principi di pertinenza e non eccedenza rispetto alla finalità del trattamento.

Facoltatività del conferimento dei dati

A parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di fornire i dati personali per effettuare una prenotazione on-line.

L’avanzamento della procedura di prenotazione on-line implica un implicito consenso dell’interessato al trattamento dei propri dati personali in base alla politica privacy di questo sito web. Il mancato conferimento dei dati personali previsto dal sito web può comportare l’impossibilità di ottenere quanto richiesto.

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva.

Modalità del trattamento e periodo di conservazione

I dati personali sono trattati in formato cartaceo e/o con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Diritti degli interessati

Ai sensi degli articoli 13, comma 2, e da 15 a 21 del Regolamento UE 2016/679, la informiamo che l’utente, in qualità di interessato, potrà esercitare in ogni momento nei confronti del Titolare del trattamento, i propri diritti. In particolare potrà:

• chiedere l’accesso ai dati personali che lo riguardano, la rettifica, l’integrazione o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento;
• ottenere la portabilità dei dati che lo riguardano;
• revocare, in qualsiasi momento, il consenso al trattamento dei propri dati in precedenza prestato;
• opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei propri dati;
• proporre reclamo ad un’Autorità di controllo;

L’interessato potrà esercitare i Suoi diritti con richiesta scritta inviata al titolare del trattamento all’indirizzo e-mail: info@annunziata.it

Cookie

Questo sito non usa cookie né altri strumenti di tracciamento. I dettagli sono nella Cookie policy.

Chatbot

[DA VERIFICARE: QUESTA SEZIONE VALE SOLO SE «CHIEDI ALL’ANNUNZIATA» USERÀ KOSMO; ALTRIMENTI VA RISCRITTA PER IL SERVIZIO SCELTO]

Trattamento dei dati personali tramite l’assistente virtuale KOSMO

Sul nostro sito è attivo AI KOSMO, un chatbot con intelligenza artificiale (di seguito “Chatbot”) per assisterla durante la navigazione, fornirle informazioni sui nostri servizi e rispondere alle Sue domande. Questo servizio è sviluppato da AI KOSMO S.r.l., che opera in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, sulla base di un apposito accordo che ne disciplina i compiti e le responsabilità. Il Titolare del trattamento dei dati da Lei forniti tramite il Chatbot rimane Hotel Annunziata.

Il Chatbot utilizza sistemi di intelligenza artificiale LLM per comprendere le Sue richieste e fornirle risposte pertinenti.

a. Tipologie di dati trattati

Il trattamento riguarda i seguenti dati personali:

• dati forniti attivamente dall’utente: qualsiasi informazione che Lei digita volontariamente nella finestra di chat, come domande, richieste di informazioni, nome, cognome, dettagli di contatto o preferenze di soggiorno;
• dati tecnici connessi alla sessione: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo e altri dati tecnici necessari per garantire il corretto funzionamento tecnico della chat;
• contenuto delle conversazioni: il testo integrale delle Sue interazioni con il Chatbot.

b. Finalità e base giuridica del trattamento

I suoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• fornitura del servizio di assistenza e supporto via chat: per rispondere alle Sue richieste, assisterla nella navigazione e fornirle le informazioni necessarie sui nostri servizi. La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse del Titolare a fornire un servizio di assistenza clienti efficiente e immediato. In caso di richieste precontrattuali (es. preventivi, disponibilità per prenotazioni), la base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali.
• miglioramento del servizio e addestramento degli algoritmi di intelligenza artificiale: per analizzare le conversazioni (in forma aggregata e anonimizzata ove possibile) al fine di migliorare l’accuratezza delle risposte del Chatbot e l’efficacia del servizio. La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse del Titolare e del Responsabile del trattamento a migliorare la tecnologia e la qualità del servizio offerto, a condizione che non prevalgano i Suoi interessi o diritti e libertà fondamentali.

Il conferimento dei dati per la finalità 1 è facoltativo, ma necessario per poter utilizzare il servizio di Chatbot. Per la finalità 2, Lei potrà opporsi in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la possibilità di utilizzare il servizio di chat.

c. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e telematici. In linea con i principi di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (art. 25 GDPR), vengono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, inclusa la pseudonimizzazione o l’anonimizzazione dei dati ove possibile, specialmente per le finalità di addestramento degli algoritmi.

d. Periodo di conservazione dei dati

I suoi dati personali saranno conservati in conformità al principio di limitazione della conservazione:

• Per la finalità di assistenza, i log delle conversazioni saranno conservati per il tempo strettamente necessario a gestire la Sua richiesta e, comunque, per un periodo non superiore a 6 mesi dalla chiusura della sessione di chat, salvo l’insorgere di un contenzioso che ne giustifichi un’ulteriore conservazione.
• per la finalità di addestramento degli algoritmi, i dati personali saranno conservati in una forma che consenta la Sua identificazione solo per il tempo strettamente necessario all’analisi e all’estrazione delle informazioni utili al miglioramento del modello, e successivamente verranno anonimizzati in modo irreversibile o cancellati. Tale periodo non supererà in ogni caso i 90 giorni.

e. Comunicazione dei dati e trasferimenti

I dati raccolti tramite il Chatbot sono trattati dal nostro fornitore AI KOSMO, nominato Responsabile del trattamento. AI KOSMO potrebbe avvalersi di sub-fornitori (es. provider di servizi cloud) per l’erogazione del servizio, nel rispetto degli obblighi previsti dall’art. 28 del GDPR. L’utilizzo di tali servizi potrebbe comportare il trasferimento dei Suoi dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Tale trasferimento avverrà unicamente in presenza di adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza della Commissione Europea o la sottoscrizione di Clausole Contrattuali Standard.

f. Utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale

Il servizio di Chatbot si avvale di tecnologie di intelligenza artificiale, in particolare, LLM. In linea con i principi di trasparenza sanciti dalla normativa europea AI ACT, GDPR e nazionale L. 132/2025, desideriamo fornirle le seguenti informazioni:

• obbligo di trasparenza: La informiamo che sta interagendo con un sistema che utilizza componenti di AI. Tale sistema è stato progettato per assistere il personale dell’Hotel nell’interpretazione e smistamento delle Sue richieste.
• funzionamento e logica del sistema: il sistema di AI analizza il testo delle Sue richieste per comprenderne il contenuto e la finalità e indirizzarle al reparto di competenza.
• supervisione umana e assenza di decisioni automatizzate: Le garantiamo che il sistema di AI opera come strumento di supporto per il nostro personale. Nessuna decisione che produca effetti giuridici o che incida in modo analogo e significativo sulla Sua persona (ai sensi dell’art. 22 del GDPR) viene presa in modo esclusivamente automatizzato. Ogni richiesta complessa, addebito o decisione rilevante è soggetta a revisione e validazione da parte di un operatore umano.
• correttezza e non discriminazione: I sistemi di AI sono stati sviluppati e vengono periodicamente monitorati per minimizzare il rischio di errori e di effetti discriminatori, in linea con le migliori prassi e con i requisiti normativi.

g. Diritti dell’Interessato in relazione all’uso dell’IA

Oltre ai diritti generali previsti dal GDPR (accesso, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione), Le ricordiamo che, in relazione all’uso di sistemi di intelligenza artificiale, Le sono garantiti specifici diritti, in linea con le indicazioni delle autorità di controllo:

• diritto di rettifica: qualora Lei riscontri che le informazioni generate dal Chatbot che La riguardano siano inesatte, ha il diritto di chiederne la correzione;
• diritto alla cancellazione: se la correzione dei dati inesatti non fosse tecnicamente possibile, ha il diritto di ottenerne la cancellazione;
• diritto di opposizione: può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati per la finalità di addestramento degli algoritmi basata sul legittimo interesse.

Per esercitare i Suoi diritti, può rivolgersi a Hotel Annunziata ai recapiti indicati nella presente informativa privacy.

QR Digital Concierge

Trattamento dei dati personali tramite QR Digital Concierge

Nella nostra struttura abbiamo implementato un servizio di assistente virtuale QR Digital Concierge (di seguito “QR Concierge”) per assisterla durante il soggiorno in struttura, fornirle informazioni sui nostri servizi e rispondere alle Sue domande. Questo servizio è sviluppato da AI KOSMO S.r.l., che opera in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, sulla base di un apposito accordo che ne disciplina i compiti e le responsabilità. Il Titolare del trattamento dei dati da Lei forniti tramite QR Concierge rimane Hotel Annunziata.

Il QR Concierge utilizza sistemi di intelligenza artificiale LLM per comprendere le Sue richieste e fornirle risposte pertinenti.

a. Tipologie di dati trattati

Il servizio “QR Concierge” tratta le seguenti categorie di dati personali:

• dati identificativi e di contatto: nome, cognome e numero di stanza, necessari per la verifica della Sua identità e per l’addebito di eventuali servizi a pagamento sul conto della Sua camera;
• dati relativi alle Sue richieste: informazioni contenute nelle richieste da Lei inviate tramite il servizio (es. prenotazione di un tavolo al ristorante, richiesta di servizi in camera, prenotazione di trattamenti SPA, orari per servizi di pulizia);
• dati di navigazione: dati tecnici raccolti durante l’utilizzo del servizio, quali indirizzi IP, log di sistema e altri dati relativi alle caratteristiche del dispositivo e del browser da Lei utilizzati;
• categorie particolari di dati personali: qualora Lei, nell’ambito delle Sue richieste, fornisca volontariamente informazioni idonee a rivelare il Suo stato di salute (es. allergie o intolleranze alimentari, richieste specifiche per trattamenti benessere che implichino condizioni di salute, necessità di ausili per disabilità), tali dati saranno trattati esclusivamente previo Suo consenso esplicito.

b. Finalità e base giuridica del trattamento

I Suoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• erogazione del servizio QR Concierge: gestire e dare seguito alle Sue richieste, prenotare servizi e addebitare i relativi costi sul conto della stanza. La base giuridica di tale trattamento è l’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte. Nel caso in cui sia necessario gestire richieste specifiche che coinvolgono il trattamento di dati relativi alla salute, la base giuridica è il Suo consenso.
• sicurezza e manutenzione tecnica: garantire la sicurezza della piattaforma, prevenire frodi e abusi e assicurare il corretto funzionamento tecnico del servizio. La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse del Titolare e del Responsabile del trattamento a mantenere la sicurezza e l’efficienza dei propri sistemi.
• adempimento di obblighi di legge: adempiere a obblighi previsti dalla normativa vigente (es. fiscali, contabili). La base giuridica di tale trattamento è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare.
• miglioramento del servizio e addestramento degli algoritmi di intelligenza artificiale: per analizzare le conversazioni (in forma aggregata e anonimizzata ove possibile) al fine di migliorare l’accuratezza delle risposte di QR Concierge e l’efficacia del servizio. La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse del Titolare e del Responsabile del trattamento a migliorare la tecnologia e la qualità del servizio offerto, a condizione che non prevalgano i Suoi interessi o diritti e libertà fondamentali.

Il conferimento dei dati per la finalità 1 è necessario per l’erogazione del servizio. In loro assenza, non sarà possibile utilizzare QR Concierge. Il conferimento di categorie particolari di dati è facoltativo e subordinato al Suo consenso; il mancato consenso impedirà unicamente di dare seguito a quelle specifiche richieste che necessitano del trattamento di tali dati (es. preparazione di pasti per allergici). Per la finalità 4, Lei potrà opporsi in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la possibilità di utilizzare il servizio QR Concierge.

c. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e telematici. In linea con i principi di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (art. 25 GDPR), vengono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, inclusa la pseudonimizzazione o l’anonimizzazione dei dati ove possibile, specialmente per le finalità di addestramento degli algoritmi.

d. Periodo di conservazione dei dati

I Suoi dati personali saranno conservati in conformità al principio di limitazione della conservazione:

• per la finalità di assistenza, i suoi dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti. In particolare, i dati relativi alle Sue richieste saranno conservati per la durata del Suo soggiorno e cancellati o anonimizzati entro 30 giorni dalla Sua partenza, fatti salvi gli obblighi di conservazione per finalità fiscali e legali (10 anni per i dati di fatturazione); i log delle conversazioni saranno conservati per un periodo non superiore a 6 mesi dalla chiusura della sessione di chat, salvo l’insorgere di un contenzioso che ne giustifichi un’ulteriore conservazione.
• per la finalità di addestramento degli algoritmi, i dati personali saranno conservati in una forma che consenta la Sua identificazione solo per il tempo strettamente necessario all’analisi e all’estrazione delle informazioni utili al miglioramento del modello, e successivamente verranno anonimizzati in modo irreversibile o cancellati. Tale periodo non supererà in ogni caso i 90 giorni.

e. Comunicazione dei dati e trasferimenti

I dati raccolti tramite il QR Concierge sono trattati dal nostro fornitore AI KOSMO, nominato Responsabile del trattamento. AI KOSMO potrebbe avvalersi di sub-fornitori (es. provider di servizi cloud) per l’erogazione del servizio, nel rispetto degli obblighi previsti dall’art. 28 del GDPR. L’utilizzo di tali servizi potrebbe comportare il trasferimento dei Suoi dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Tale trasferimento avverrà unicamente in presenza di adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza della Commissione Europea o la sottoscrizione di Clausole Contrattuali Standard.

f. Utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale

Il servizio QR Concierge si avvale di tecnologie di intelligenza artificiale, in particolare, LLM. In linea con i principi di trasparenza sanciti dalla normativa europea AI ACT, GDPR e nazionale L. 132/2025, desideriamo fornirle le seguenti informazioni:

• obbligo di trasparenza: La informiamo che sta interagendo con un sistema che utilizza componenti di AI. Tale sistema è stato progettato per assistere il personale dell’Hotel nell’interpretazione e smistamento delle Sue richieste.
• funzionamento e logica del sistema: il sistema di AI analizza il testo delle Sue richieste per comprenderne il contenuto e la finalità (es. distinguere una prenotazione al ristorante da una richiesta di cuscini extra) e indirizzarle al reparto di competenza (reception, ristorante, servizio in camera, SPA).
• supervisione umana e assenza di decisioni automatizzate: Le garantiamo che il sistema di AI opera come strumento di supporto per il nostro personale. Nessuna decisione che produca effetti giuridici o che incida in modo analogo e significativo sulla Sua persona (ai sensi dell’art. 22 del GDPR) viene presa in modo esclusivamente automatizzato. Ogni richiesta complessa, addebito o decisione rilevante è soggetta a revisione e validazione da parte di un operatore umano.
• correttezza e non discriminazione: I sistemi di AI sono stati sviluppati e vengono periodicamente monitorati per minimizzare il rischio di errori e di effetti discriminatori, in linea con le migliori prassi e con i requisiti normativi.

g. Diritti dell’Interessato in relazione all’uso dell’IA

Oltre ai diritti generali previsti dal GDPR (accesso, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione), Le ricordiamo che, in relazione all’uso di sistemi di intelligenza artificiale, Le sono garantiti specifici diritti, in linea con le indicazioni delle autorità di controllo:

• diritto di rettifica: qualora Lei riscontri che le informazioni generate da QR Concierge che La riguardano siano inesatte, ha il diritto di chiederne la correzione;
• diritto alla cancellazione: se la correzione dei dati inesatti non fosse tecnicamente possibile, ha il diritto di ottenerne la cancellazione;
• diritto di opposizione: può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati per la finalità di addestramento degli algoritmi basata sul legittimo interesse.

Per esercitare i Suoi diritti, può rivolgersi a Hotel Annunziata ai recapiti indicati nella presente informativa privacy.

Informativa aggiornata al [DATA DI PUBBLICAZIONE DEL NUOVO SITO] — versione [4]. Le versioni precedenti sono disponibili su richiesta scrivendo a info@annunziata.it.